Die Projektmanager wurden befragt, was nach ihrer Einschätzung besonders wichtig und erfolgsentscheidend in den unterschiedlichen Phasen des Projektverlaufs war bzw. ist und um ihre jeweiligen Top 3 gebeten. Diese Antworten bieten in einer zusammenfassenden Sammlung wertvolle Best Practice-Tipps, an denen sich Neueinsteiger, aber auch bereits aktive Projektmanager orientieren können. Da mit ganz wenigen Ausnahmen alle Nennungen mehr- und vielfach kamen, wurde eine chronologische Darstellung als praktische Checkliste gewählt.

Steigen Sie an der richtigen Stelle ein und finden Sie die Checklisten der lokalen Projektmanager für die nächsten Schritte.

In welcher Phase befindet sich Ihre lokale Online-Plattform? Was sind konkrete Schritte?

  • Vorbereitung

    Wir stehen noch ganz am Anfang und überlegen gerade, wie wir vor Ort das Thema einer lokalen Online-Plattform in Angriff nehmen können.

  • Planung

    Wir haben bereits ein Aktionsbündnis „Lokale Online-Plattform“ gegründet und sind entsprechend vorbereitet. Nun soll es konkreter werden.

  • Teilnehmer-Akquise

    Wir haben bereits alles geplant und wollen jetzt Teilnehmer für unsere lokale Online-Plattform gewinnen.

  • Plattform-Start

    Wir haben schon ausreichend Teilnehmer akquiriert und stehen vor dem Launch unserer lokale Online-Plattform.

  • Stabilisierung

    Unsere lokale Online-Plattform ist kürzlich online gegangen und alles ist noch recht neu für Teilnehmer und Kunden.

  • Etablierung

    Unsere lokale Online-Plattform läuft schon ein paar Monate und wir arbeiten daran das Projekt zu etablieren und auszubauen.

Vorbereitung

  • Übergeordnete Ziele der eigenen Aktivitäten festlegen: „Was wollen wir mit der Plattform erreichen?“
  • Erfahrungen aus anderen Städten prüfen (idealerweise über längeren Zeitraum, keine Momentaufnahmen)
  • Empfehlenswert: Zusätzlich externe und unabhängige Profis, die den Markt-Überblick und einschlägige Erfahrungen haben
  • Integration der Online-Plattform in andere bereits bestehende Marketing-Konzepte vor Ort; ansonsten erstmalige Entwicklung eines ganzheitlichen Konzeptes

Generell gilt: Projekt trotz Zeitdruck detailliert planen, Aktionismus vermeiden

Gründung einer Lenkungsgruppe mit den wichtigsten Entscheidern

  • Wirtschaftsförderung
  • Stadtmarketing
  • Fürsprecher und „Platzhirsche“ aus der Wirtschaft (Handel, Gastronomie, Hotellerie) ACHTUNG: Filialisten im Einzelhandel nicht vergessen!)
  • weiteren wichtigen lokalen Multiplikatoren:
    • Hochschule
    • Handelsverband
    • IHK
    • Presse

Planung

  • Eigene Anforderungen an die Plattformen (bzgl. Inhalt, Shop-Varianten, Kundennutzen, Marketing, Technik und Kosten) klar formulieren und priorisieren. Dafür auch Kunden befragen.
  • Budget für Zeiteinsatz Projektmanager/Team, allgemeine Projekt-Bausteine, Marketing, SEO-Maßnahmen etc. bei der Preiskalkulation fest im Blick haben
  • Lastenheft erarbeiten – Anforderungen an vorausgewählte Anbieter schicken
  • Gemeinsam die Entscheidung über Anbieter fällen, im Idealfall mit externem Berater
  • Fixe Meilensteine für weiteren Projektverlauf setzen
  • Wirtschaftliche, aber verkaufbare Preise festsetzen
  • Verkaufstraining für alle Akquise-Verantwortlichen (Vorbereitung, Gesprächseinstieg, Argumente, Verbindlichkeiten einfordern, Hinhalttaktiken erkennen…)
  • Infomaterial und Gestaltungsbeispiele vorbereiten
  • Presse frühzeitig einbinden
  • Aufgabe des benötigten Projektmanagers realistisch mit viel Zeitbudget einplanen und fix besetzen/vergeben

Ideale Jobbeschreibung:

  • Bereits gutes Standing in der Geschäftswelt
  • Vertrauensvorschuss
  • Verkaufstalent
  • vernetzt
  • belastungsfähig
  • hochmotiviert

Teilnehmer-Akquise

  • Kontakte und Fürsprache der Multiplikatoren als Türöffner nutzen
  • Persönliche Ansprache mit individueller Fragenklärung vor Ort
  • Pro Gespräch 3 Stunden (inkl. Vor- und Nachbereitungszeit) einplanen
  • Verständliche Erklärungen für Laien entwickeln (von diesen gegenlesen lassen)
  • Ausführliches Infomaterial zum Nachlesen anbieten
  • Gestaltungsbeispiele – Wie wird es aussehen? Durch grafische Darstellung eine greifbare Vorstellung vom Projekt vermitteln
  • Im Gespräch: Handlungsrahmen vorgeben, einzelne Schritte erklären – „Das kommt dann auf Euch zu.“
  • Zeitlichen Aufwand zur Aneignung der Technik (idealerweise ist dieser gering) und Pflege der Inhalte realistisch darstellen
  • Hinweise auf Unterstützungsmaßnahmen wie Schulungen, Serviceleistungen, Ansprechpartner
    vermitteln: „Die Betreuung ist da, wir lassen Euch mit der Herausforderung nicht alleine.“
  • Soweit möglich: Einheitliche Qualitätsstandards garantieren, Hilfe für professionelle Bilder und Texte anbieten, einfache Technik erläutern
  • Termine von ersten Infoveranstaltungen und Workshops für Einsteiger nennen
  • Positiv motivieren: Individuellen Nutzen und Vorteile aufzeigen – „Was bringt das für Dich und Dein Unternehmen?“
  • Große Bedeutung von Internetpräsenz und Cross-Channeling vermitteln – „Wer nicht sichtbar ist, existiert nicht.“
  • Appellieren an das Wir-Gefühl, die Unternehmergemeinschaft vor Ort
  • Überzeugen, nicht überreden – ansonsten keine spätere Aktivität der Mitglieder zu erwarten
  • Schnell kritische Masse erreichen, von der aus es leichter wird, andere mitzuziehen (erst einmal Konzentration auf die sehr Interessierten)
  • Keine überzogenen Erwartungen! Aber auch nicht entmutigen lassen, trotz Durststrecken diszipliniert weitermachen
  • Fingerspitzengefühl: Welche Ansprache/Nachfragehäufigkeit passt zu wem? Richtige individuelle Mischung aus Geduld und Hartnäckigkeit im Abgleich mit den eigenen zeitlichen Kapazitäten finden.
  • Finanzielle Anreize für Schnellentscheider und zuverlässige Datenzulieferer bieten
  • Enge Zusammenarbeit mit Systemproduzenten
  • Schnelle Rückkopplung und Hilfe bei Fragen, aufkommenden Problemen und Anpassungswünschen
  • Systematik zur automatisierten/effizienten Datenerfassung entwickeln, um Wartezeiten und Doppelarbeiten zu vermeiden
    • z.B. Daten direkt von Teilnehmern in entsprechende Maske eingeben lassen
    • z.B. automatische Extraktion von Suchbegriffen aus anderen Webseiten
    • z.B. Teilnehmerbeiträge nur per Bankeinzug, keine Rechnungen akzeptieren

Plattform-Start

  • Realistische weitere Zeitplanung auf Basis der Erfahrungen bereits geführter Akquisitionsgespräche
  • Kick-Off Termin festlegen, an dem eine kritische Masse an Teilnehmern erreicht sein sollte (Untergrenze vorab intern festlegen) und bis zu dem auch alle anderen Aufgaben/Baustellen erledigt sein können
  • Alles für den Launch (Presse, Merchandising etc.) akribisch planen
  • Aufbauend auf Launch-Termin weitere Meilensteine setzen
  • Öffentlichkeit erst informieren, wenn alles spruchreif ist
  • Gemeinsame Kick-Off Veranstaltung
  • Erste Online-Aktionen auf der Plattform
  • Start flankierender Offline-Maßnahmen
  • Erste Erfolgsmeldungen in begleitender Berichterstattung
  • Ggf. professionelle Marketing-Agentur einschalten
  • Erste Sichtbarkeiten (auch offline), damit Händler darauf angesprochen werden

Stabilisierung

  • Weiterhin persönlicher Ansprechpartner vor Ort für allgemeine und individuelle Fragestellungen
  • Teilnehmer-Motivation: Regelmäßige Wiederholung und Aufforderung zum Mitmachen. Bedeutung der Pflege bei den ersten „schwarzen Schafen“ hervorheben. Anreize für „Aktive“ bieten z.B. Rabatte und extra Berichterstattung
  • Schnittstelle zwischen Teilnehmern und Systemproduzenten sowie hin zu Partnern und Öffentlichkeit zur Sicherstellung des allgemeinen Informationsflusses im Projekt
  • Intensiver, kontinuierlicher Informationsaustausch mit dem Systemproduzenten zur Weiterentwicklung der Plattform
  • Weiterhin intensive Öffentlichkeitsarbeit
  • Qualitätskontrolle von Inhalten (Texte und Bilder)
  • Vollständigkeit und Aktualität gewährleisten
  • Unterstützung als Ideen-Lieferant
  • Schnell hohe Online-Reichweiten aufbauen und traffic generieren > regelmäßig neuen, wechselnden Content bringen z.B. News über neue Mitglieder, zu geplanten Aktionen und Gewinnspielen. Es muss interessant bleiben, die Seite anzusteuern!
  • Themenplan für postings aufstellen
  • SEO Maßnahmen
  • Multi-Channeling – content auch für andere Social Media Kanäle nutzen, besonders facebook etc. parallel bespielen
  • Erst-Einrichtung einer Facebook-Gruppe rund um die Plattform
  • Einbindung der Plattform auf der ersten Ebene der anderen Webseiten (Stadt, Tourismus etc.), wenn noch nicht geschehen
  • Technischen Teilnehmer-Support durch Erste Hilfe oder Weiterleitung sicherstellen
  • Niedrigschwellige, einfache Unterstützungsleistungen über Systemproduzent einfordern/anbieten z.B. Hotline, Info-Webseite mit Gebrauchsanweisungen, Erklärvideos für alle Tools, Webinare
  • Koordination von begleitenden Schulungen, Workshops, moderierte ERFA-Gruppen etc.
  • Vertrieb weiter gewährleisten!
    Fortführung der Akquise und Ausbau der Teilnehmerzahlen über kritische Masse hinaus
  • Meilensteine beachten
  • Auch neue Ziele setzen – was wollen wir als nächstes erreichen?
  • Nicht durcheinanderbringen lassen

Etablierung

  • Ausbau und Etablierung Öffentlichkeitsarbeit ggf. durch weitere Partner wie örtliche/regionale Presse mit regelmäßiger Beitragsreihe, Rundfunk und TV
  • Koppelung mit diversen Offline-Werbekampagnen
  • Alle News aus Teilnehmerschaft und rund um die Plattform einbinden
  • Erweiterungen Teilnehmerkreis groß aufhängen z.B. durch eine offizielle Neuaufnahme mit Vertretern der Stadt und Presse
  • Regelmäßig Aktionen und Gewinnspiele bewerben
  • So oft wie möglich Erfolgsmeldungen kommunizieren
  • Unternehmerträgheit durch ständige Ansprache, Motivation und Anreize überwinden
  • Datenqualität sicherstellen ggf. neue Serviceangebote entwickeln, die hier stärker unterstützen oder Aufgaben ganz übernehmen
  • Hinweise auf Aktualität und Fehler auch als Gemeinschaftsaufgabe der Teilnehmer kommunizieren, gegenseitige positive Unterstützung forcieren (kein anschwärzen) mit dem Ziel, das gemeinsame Projekt insgesamt zu verbessern
  • Teilnehmerzahlen weiter ausbauen, mindestens aber konstant halten.
    Achtung: Aufgrund von Geschäftsaufgaben und einzelnen Kündigungen sind neue Teilnehmer auch bei „nur konstanten“ Zahlen als Kompensation wichtig.
  • Vertrieb sicherstellen. Prüfen:
    • In welchem Umfang ist dies vom Projektmanager und seinem Team aktuell leistbar?
    • Reicht der Zeitanteil für die angestrebten Ziele aus?
  • Gute Stimmung in der Gemeinschaft nutzen und aktiven Teilnehmern Prämien/Nachlässe für die Gewinnung neuer Mitglieder anbieten
  • Mit Weiterentwicklung der Plattform auch die Informationsmaterialien/-medien zur Teilnehmer-Neuansprache anpassen. Verbesserungen/neue Tools deutlich hervorheben.
  • Technischen Teilnehmer-Support weiterhin sicherstellen
    (es gibt immer wieder neue Mitglieder, die noch nicht auf dem Wissenstand der ersten sind)
  • Fortführung von diversen Schulungsangeboten, Coachings und ERFA-Gruppen
  • Bisherige Aufgaben bleiben bestehen!
  • Ausbau Vertrauensverhältnis
  • Rechtliche Aspekte neu prüfen – Passt die aktuelle Entwicklung noch zu den AGBs?
  • Konstruktive Veränderung: Dauerhaft nicht funktionierende Aspekte grundlegend ändern. Oder beenden und lieber etwas Neues versuchen.
  • Aber auch Durststrecken und Rückschläge akzeptieren lernen. Es geht nicht immer nur bergauf!
  • Neue gemeinsame Ziele setzen
  • Mut für experimentelle Test-Ballons, die noch nicht bis ins letzte Detail durchdacht sind (Detailplanung vorab kostet viel Zeit und schränkt die Möglichkeiten zu sehr ein)